Préparer vos mobilités nationales, européennes et internationales en toute sérénité.
Mobyléis guide le référent mobilité depuis le cadrage du projet (mobilités nationales, sorties pédagogiques, mobilités européennes ou internationales) jusqu’à la présentation d’un dossier budgété, documenté et prêt à être validé, puis à la génération des conventions préremplies et à leur mise en signature en ligne pour toutes les parties.
Aujourd'hui, Mobyléis® simplifie la préparation du départ — la phase la plus chronophage et la plus complexe du projet. Demain, entre autres fonctionnalités, la plateforme accompagnera également le suivi du séjour, la collecte des informations terrain, le pilotage des dépenses réelles et la valorisation des compétences acquises.
Une plateforme pensée pour deux rôles clés
Au lancement et pour commencer, la V1 de Mobyléis® s'articule autour de deux profils actifs : le référent mobilité, qui pilote le projet, et le validateur, qui supervise et décide. Selon l'organisation de votre établissement, un paramétrage cumulant ces deux rôles est naturellement possible.
Le référent mobilité
Il pilote la préparation du projet depuis un espace unique : création du projet, sélection des participants, recherche des financements, construction du budget, recueil des accords et préparation des documents.
- Créer et structurer un projet de mobilité
- Intégrer les apprenants et les accompagnateurs
- Associer les structures d'accueil
- Identifier les financements potentiellement mobilisables
- Construire et ajuster le budget prévisionnel
- Suivre les accords et relancer les interlocuteurs
- Préparer les conventions et documents de départ
Le validateur
Il dispose d'une vision consolidée du projet, de son budget et de son état d'avancement. Il peut apporter un commentaire, valider le projet ou demander sa reprise avant le départ.
- Consulter une vision consolidée du projet
- Analyser le budget prévisionnel et les financements envisagés
- Commenter le dossier
- Valider le projet ou demander des ajustements
Ce rôle correspond généralement à la direction de l'établissement, ou à toute personne ayant délégation pour valider les projets de mobilité (les rôles de référent et validateur sont cumulables selon votre organisation).
En V1, les apprenants, employeurs et représentants légaux n'ont pas d'espace utilisateur dédié. Ils interviennent via les sollicitations et liens qui leur sont adressés par le référent mobilité dans le cadre de la préparation du projet.
Karine prépare une mobilité collective en Slovénie
Cas d'illustration : Karine est référente mobilité dans un CFA associatif. Elle prépare deux semaines à Ljubljana pour douze apprentis. Les personnes, établissements et montants de démonstration sont fictifs.
Cadrer le projet et réunir les participants
Karine renseigne la destination, les dates et les participants. Lorsque son établissement utilise le connecteur Yparéo, elle réutilise les données disponibles après le paramétrage de son environnement. Elle vérifie les coordonnées utiles et complète les informations manquantes.
Une adresse erronée peut retarder un accord et la préparation d'un document. Pour un groupe, ces vérifications se répètent pour chaque apprenti et chaque interlocuteur. Les informations du projet sont réunies dans le même dossier.
Vue consolidée du projet — document et montants indicatifs issus d'un cas de démonstration Mobyléis®.
Préparer l'accueil
Karine retrouve des structures déjà utilisées par son CFA dans son annuaire interne. Elle peut aussi explorer les fiches disponibles dans l'annuaire communautaire. Elle échange avec les structures pour confirmer leurs conditions et leur capacité à accueillir les participants sur les dates envisagées.
Son historique reste privé. Si elle souhaite contribuer à l'annuaire partagé, l'équipe Lyséis Partner vérifie la fiche et l'accord de la structure avant son partage.
Construire un budget qui puisse être discuté
Transport, hébergement, restauration, activités : Karine rassemble les dépenses prévisionnelles et les financements envisagés. Elle consulte les dispositifs renseignés dans Mobyléis et vérifie leurs conditions auprès des financeurs. Pour un dispositif territorial absent, l'équipe Lyséis Partner peut compléter le catalogue après identification et vérification.
Dans l'illustration proposée, les produits envisagés atteignent 11 546 € et les charges 14 630 € : le reste à financer est de 3 084 €. Cet exemple partiel sert à montrer la lecture d'un budget, sans annoncer un montant d'aide ou un coût type de mobilité.
Simulation budgétaire prévisionnelle : charges, produits et reste à financer identifié.
Recueillir les accords et suivre les réponses
Karine sollicite les accords nécessaires des apprentis, de leurs employeurs et, pour les mineurs, de leurs représentants légaux. Elle suit les réponses et les relances dans le parcours du projet.
La charge administrative vient aussi des retours incomplets, des changements de coordonnées et des interlocuteurs à recontacter. Le suivi permet de retrouver ce qui est accepté, ce qui reste en attente et le point qui demande une intervention.
Suivi des sollicitations et traçabilité des accords employeurs et familles.
Présenter le projet à la direction
Karine prépare une vue consolidée du projet : participants, accueil, budget, accords et éléments restant à traiter. La personne habilitée à valider peut consulter le dossier, commenter et demander un ajustement.
Une décision interne peut entraîner une nouvelle version du budget ou des documents. Le référent et le validateur travaillent à partir du même dossier, avec les informations disponibles à ce stade.
Préparer les conventions et suivre leur signature
Après les vérifications et validations nécessaires, Karine génère les documents préremplis, les relit et les adapte au cadre du projet. Elle prépare la demande de signature via Yousign et suit l'avancement des signataires.
Les données déjà réunies servent à préparer les pièces ; le contrôle du contenu, les échanges avec les partenaires et les validations restent des responsabilités de l'équipe.
Un groupe d'apprentis au Mondial de l'Auto : préparer la sortie autant que la visite
Un CFA prépare une sortie pédagogique au Mondial de l'Auto à Paris pour un groupe d'apprentis en maintenance automobile, accompagné par des membres de l'équipe pédagogique. Le programme prévoit deux journées sur place et une nuit d'hébergement. Ce scénario est fictif ; il ne fixe pas les dates d'une édition ni ses conditions d'accès.
Objectifs & participants
L'équipe définit les objectifs de la visite : observer les évolutions des motorisations, découvrir des équipements et recueillir des informations utiles à la formation. Elle rassemble les participants et les accompagnateurs, organise les déplacements et prévoit les temps de visite.
Budget & ajustements
Il faut ensuite rapprocher les devis de transport, l'hébergement, les repas, les déplacements locaux et la billetterie. Un changement d'effectif peut modifier plusieurs lignes du budget. Les contributions et financements éventuellement envisagés sont distingués des ressources confirmées.
Toute la préparation avant le départ, dans un même parcours
Mobyléis® se concentre d'abord sur la phase qui concentre le plus de blocages administratifs, financiers et organisationnels : la préparation du projet de mobilité.
L'objectif est simple : faire gagner du temps au référent mobilité, fiabiliser les informations et réduire les ressaisies et les opérations répétitives — de l'idée de départ jusqu'à la validation du dossier.
Dès aujourd'hui, Mobyléis® vous permet de :
- Structurer les projets de mobilité et centraliser leurs informations
- Identifier les financements potentiellement mobilisables selon les caractéristiques du projet
- Construire les budgets prévisionnels, entre produits attendus et dépenses prévisionnelles
- Identifier et gérer un éventuel reste à charge, lorsqu'il existe
- Recueillir et suivre les accords nécessaires (apprenant, représentants légaux, employeur)
- Préparer les conventions et les documents liés au départ
- Piloter la validation du projet
- Accéder progressivement à un annuaire communautaire de structures d'accueil validé par Lyséis Partner
Les résultats proposés constituent une aide au montage du projet. L'éligibilité et les montants définitifs restent soumis aux règles applicables et à la décision du financeur concerné.
L'annuaire communautaire
L'annuaire communautaire des structures d'accueil se construit progressivement : il est modéré et enrichi en continu par l'équipe de Lyséis Partner et par les contributions des établissements membres.
La suite : accompagner le projet une fois la mobilité lancée.
Ces fonctionnalités sont parmi les prochaines évolutions en cours de développement. Elles prolongeront naturellement la préparation du projet par un accompagnement concret sur le terrain, au plus près des apprenants et des équipes.
Objectifs et compétences de mobilité
Définir en amont les objectifs ou compétences attendues, puis en suivre la réalisation pendant et après la mobilité.
Suivi terrain de la mobilité
Permettre la remontée d'informations qualitatives et quantitatives pendant le séjour : notes, observations, verbatims, points de vigilance.
Espace mobile pour les apprenants et accompagnateurs
Proposer des parcours adaptés aux apprenants et aux accompagnateurs pour faciliter les échanges et la collecte d'informations sur place.
Suivi des dépenses réellement engagées
Collecter et organiser les justificatifs de dépenses liés au projet ou au séjour, afin de suivre la réalisation budgétaire.
Préparation des bilans financeurs
À partir des informations collectées pendant le projet, préconstituer les éléments de bilan et les adapter aux attentes des différents financeurs.
Prêt à découvrir comment Mobyléis® peut simplifier la préparation de vos projets de mobilité ?
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