1. Mobyléis en bref
À qui s'adresse Mobyléis ?
Aux CFA et aux organismes de formation qui organisent des mobilités pour leurs apprenants. L'outil est pensé pour le référent mobilité, qui monte le projet, et pour la direction, qui le valide.
Que fait Mobyléis, concrètement ?
Il réunit dans un même dossier tout ce qu'il faut préparer avant le départ : le projet et ses participants, les structures d'accueil, les financements mobilisables, le budget prévisionnel, les accords à recueillir, puis les conventions à générer et à faire signer en ligne.
Qu'est-ce que Mobyléis ne fait pas encore ?
La première version couvre la préparation, jusqu'à la validation du projet et la signature des documents. Le suivi pendant le séjour, les dépenses réelles et les bilans pour les financeurs font partie de la feuille de route. Mobyléis ne réserve ni transport ni hébergement : il en intègre le coût dans le budget.
Mobyléis sert-il aussi pour une mobilité en France ou une sortie pédagogique ?
Oui. Les projets nationaux, sorties pédagogiques comprises, se préparent dans le même outil que les mobilités européennes et internationales, individuelles ou collectives. Les documents proposés s'adaptent au cadre du projet.
Nous n'avons encore jamais organisé de mobilité. Est-ce pour nous ?
Oui. Le parcours guide le référent étape par étape, de l'idée de départ au dossier prêt à valider. Pour se former au métier de référent mobilité, nous recommandons en complément le parcours proposé par EuroApp Mobility.
2. Financements et budget
Comment Mobyléis m'aide-t-il à trouver des financements ?
À partir des caractéristiques du projet, l'outil rapproche les dispositifs renseignés dans son catalogue : OPCO, Erasmus+, aides régionales. Ce catalogue est tenu à jour par l'équipe Lyséis Partner, qui peut y ajouter un dispositif territorial que vous avez identifié.
Les montants affichés sont-ils garantis ?
Non. Mobyléis aide à monter le dossier ; l'éligibilité et les montants définitifs dépendent des règles de chaque financeur et de sa décision. Vous les confirmez auprès de lui.
Mon groupe dépend de plusieurs OPCO. Est-ce géré ?
Oui, et c'est l'un des intérêts majeurs de Mobyléis. Dans un même groupe, les employeurs relèvent souvent de plusieurs OPCO, avec des niveaux et des modalités de prise en charge différents. L'outil le détecte et en tient compte, financeur par financeur, dans les produits du budget prévisionnel.
Comment le budget est-il construit ?
Vous saisissez les charges prévues (transport, hébergement, restauration, activités) et les financements envisagés. Le budget se recalcule dynamiquement quand le nombre de participants ou la destination change, et fait apparaître un éventuel reste à charge avant la validation par la direction.
3. Accords, documents et signature
Qui doit donner son accord, et comment ?
L'apprenant, son employeur et, pour un mineur, son représentant légal. Chacun reçoit une demande par courriel et répond en ligne, sans créer de compte. Vous suivez les réponses dans le dossier.
Que se passe-t-il si quelqu'un ne répond pas ?
Des relances automatiques partent à la cadence que vous choisissez, sans attendre le retour de l'apprenant au CFA. Vous voyez à tout moment qui a répondu et qui bloque.
Quels documents Mobyléis prépare-t-il ?
Les conventions et leurs annexes, préremplies à partir des informations du dossier, aux formats Word et PDF. Vous les relisez et les adaptez avant envoi : le contrôle du contenu reste le vôtre. Les modèles évoluent avec la réglementation et avec les besoins des établissements ; un document propre à votre CFA, une charte par exemple, peut être ajouté.
Comment se passe la signature électronique ?
Elle est intégrée à Mobyléis et opérée par Yousign (tiers de confiance certifié). Chaque signataire reçoit un lien sécurisé, signe en ligne, et vous suivez l'avancement. Plusieurs documents peuvent être regroupés pour qu'un signataire ne signe qu'une seule fois.
La signature électronique est-elle comprise ?
Oui. Elle est incluse dans l'abonnement pour un usage courant, jusqu'à 50 dossiers par an. Si votre volume dépasse ce cadre, nous en parlons ensemble. Mobyléis s'utilise aussi sans signature électronique.
4. Mise en place, YParéo et données
Faut-il ressaisir nos apprenants et nos entreprises ?
Non si vous utilisez YParéo : un connecteur récupère les données utiles via les accès API configurés de votre établissement. Son paramétrage initial est inclus et réalisé avec vous.
Nous utilisons un autre logiciel de gestion. Est-ce possible ?
Oui : vos données peuvent être importées à partir de fichiers structurés conformes aux modèles fournis par Mobyléis. Pour un connecteur direct vers un autre logiciel, nous étudions la faisabilité avec vous.
Peut-on reprendre notre historique de structures d'accueil ?
Oui, dans le cadre d'une reprise accompagnée : nous examinons vos fichiers (tableurs, exports, Word, PDF), préparons les données et les contrôlons avec vous avant import. Le périmètre est convenu après diagnostic.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Très peu. Nous recueillons quelques informations, puis nous fixons un rendez-vous pour le paramétrage, notamment celui du connecteur YParéo. Comptez de l'ordre d'une journée : vous pouvez ensuite créer votre premier projet. Le paramétrage standard est inclus pour tous, et une formation initiale d'une demi-journée est proposée.
Où sont hébergées les données, et qui en est responsable ?
La solution est conçue et développée en France. Les données sont hébergées en France par Pockost (Clermont-Ferrand) sur les centres de données souverains d'OVHcloud, avec des sauvegardes quotidiennes chiffrées. Votre établissement reste responsable des données de ses apprenants ; Lyséis Partner agit comme sous-traitant dans le cadre d'une annexe de protection des données (DPA).
Que deviennent nos données si nous arrêtons ?
Elles vous sont restituées : vous obtenez, sans frais, un export de vos données et de vos documents. Vous choisissez ensuite : soit la suppression immédiate, soit, sur instruction écrite de votre part, une conservation sécurisée jusqu'à six mois pour vous permettre de réactiver votre espace tel que vous l'avez laissé ; passé ce délai de six mois, elles sont supprimées définitivement.
5. Abonnement et démonstration
Combien coûte Mobyléis ?
Une offre claire avec trois durées d'engagement au choix (sans engagement, engagement 12 mois ou engagement 24 mois). Les tarifs en vigueur figurent en toute transparence sur la page Tarifs, en TTC et en HT.
Le nombre d'utilisateurs ou de dossiers est-il limité ?
Non. Les utilisateurs et les dossiers de mobilité sont illimités pour un même établissement (dans le périmètre d'un même SIRET), sans palier de volume. Pour plusieurs établissements ou un réseau multisites, nous établissons une proposition adaptée.
Comment se passent l'engagement et le renouvellement ?
La formule mensuelle est sans engagement. Les formules d'un an et de deux ans se renouvellent par périodes de douze mois, au même tarif contractuel avantageux ; un rappel vous est envoyé trois mois avant l'échéance et le préavis est de trente jours.
Qu'est-ce que l'offre Pionniers ?
L'offre Pionniers est réservée aux dix premiers établissements souscripteurs (9 places restantes). Leur tarif contractuel de lancement est garanti pendant toute la durée continue de leur abonnement, ils bénéficient d'une formation initiale d'une demi-journée offerte, d'une reprise accompagnée d'historique offerte, et participent aux retours produit.
Qu'est-ce que l'annuaire communautaire ?
Un annuaire partagé de structures d'accueil qualifiées entre établissements volontaires, modéré par Lyséis Partner. Votre annuaire interne reste strictement privé : rien n'est partagé sans votre décision et l'accord écrit de la structure.
À quoi ressemble la démonstration ?
Une présentation personnalisée de quarante-cinq minutes en visioconférence, à partir d'un cas concret proche de vos besoins et des filières de votre établissement. Vous réservez un créneau en ligne ou demandez à être rappelé.